4 Herramientas para
aumentar la productividad de su empresa
1. Evalue el clima organizacional
Nunca
antes había sido tan determinante para alcanzar los objetivos estratégicos de
la empresa la cultura interna y la percepción que tienen los funcionarios de su
organización, hoy registramos como los estudios de clima organizacional han
visto incrementada su demanda debido a que los modelos de gestión empresarial
mas exitosos en el mundo como el Balanced Scorecard, la gestión por
competencias, los sistemas de calidad y la mejora continua entre otros, revelan
que el éxito o fracaso de dichas iniciativas están asociadas de manera directa
con el ambiente interno de trabajo. Por lo tanto, evaluando el clima laboral lo
que se está haciendo es determinar que tipo de dificultades existen en una
organización a nivel de recursos humanos y organizacionales y como estos actúan
dificultando los procesos que conducen a la productividad de los trabajadores.
2. Establezca políticas y procedimientos
Un
método de documentación práctico dinámico, fácil de consultar y de actualizar
se convierte en medio estratégico para incrementar el conocimiento
organizacional.
No
basta con tener practicas estandarizadas y personal instruido es indispensable
estructurar y describir las políticas, diseñar y registrar los procedimientos
de manera que se conviertan en conocimiento e instrumento básico para el
mejoramiento, la capacitación, la trazabilidad y así convertirlos en capital
organizacional y ventaja competitiva, en otras palabras es requisito esencial
documentar pero documentar bien.
La
documentación pesada, desestructurada, insuficiente y desactualizada no genera
valor pero sí contribuye al aumento de costos. Un método de documentación
práctico dinámico, fácil de consultar y de actualizar se convierte en medio
estratégico para incrementar el conocimiento organizacional y la ventaja
competitiva de las organizaciones.
3. Defina el objetivo misional y el alcance de cada cargo
Hoy las
empresas de alto desempeño reconocen que la clave para lograr el éxito en el
entorno competitivo está en conectar de forma acertada sus estrategias de
negocio con los procesos y estos a su vez con las responsabilidades y
competencias de sus empleados. En ese orden de ideas, la descripción de
actividades de cada cargo y el perfil de competencias requeridas para ellos se
convierte en una herramienta organizacional fundamental para lograr una gestión
integrada y eficiente en las organizaciones.
Así, la
arquitectura de cargos, la definición del objetivo misional, la especificación
de facultades y responsabilidades y la definición de competencias se han
convertido en los mecanismos fundamentales para alinear el desempeño del
personal con los factores generadores de ventaja competitiva. A través de éstos
instrumentos usted tendrá la oportunidad de implementar un modelo de gestión
acorde con la situación actual de las organizaciones, recuerde que el manual de
funciones es cosa del pasado hoy es necesario que la arquitectura de cargos
este enfocada en procesos y en competencias, el nuevo paradigma para el diseño
de cargos debe resolver las necesidades de la administración de personal actual
4. Controle el equilibrio de la carga de trabajo
Cuando
se vuelve común el incumplimiento de los compromisos, el trabajo atrasado, el
aumento de las horas extras, la disminución del control interno ,el aumento de
los re-procesos y si asociado a esto, el comportamiento y la conducta del
personal cambian haciendo creciente las manifestaciones de agresividad,
desgaste, baja calidad, ausentismo, incapacidades, rotación y empobrecimiento
del clima organizacional, sin duda alguna su empresa requiere con urgencia
hacer un análisis técnico que le indique la razón de dichos desequilibrios,
especialmente cuando la crisis se presenta en cargos administrativos o en
labores intelectuales. Con frecuencia los estudios muestran que la sobrecarga
se vincula con factores como deficiente planificación, incompetencia, procesos
ineficientes, mal uso del tiempo, bajo nivel de aprovechamiento de la
tecnología y represamiento en los flujos de trabajo, en estos casos aumentar el
personal no soluciona la situación. Es necesario de medir la carga de trabajo
pero con foco en los procesos y no en las personas, optimizar el proceso,
eliminar las actividades que no agregan valor, Aprovechar mejor los recursos y
por ultimo establecer con precisión el número de funcionarios realmente
necesarios en la organización, dependencia o proceso objeto de análisis.
