El
control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el
rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye
todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones
reales coincidan con las operaciones planificadas.
Cuando
hablamos de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el tema del
control. El control es una función administrativa, es decir es una labor
gerencial básica, que puede ser considerada como una de las más importantes
para una optima labor gerencial.
El control es un elemento del proceso administrativo que incluye
todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones
reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una
organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que
realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para
minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en
la administración.
El control como fase del proceso administrativo
A lo
largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya
sean formales o informales, que tienen como propósito alcanzar una meta en
común, a través de diversos planes establecidos y a través de los recursos que
se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administración, es
decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organización para
lograr captar sus objetivos.
La
administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa.
Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización,
la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso
administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben
realizar para que se logren los objetivos con la optima utilización de los
recursos.
Definición De Control
El
control es la función administrativa por medio de la cual se evalúa el
rendimiento.
Analizando
las diferentes definiciones empleadas por administradores como Stoner, Fayol,
Robbins, entre otros; estudiando su importancia, su clasificación y las áreas
de desempeño. Además incluiremos el estudio de 3 casos práctico que presenta la
empresa “Bikesports C.A.” en sus departamentos de administración, finanzas y
mercadeo.
Para
Robbins (1996) el control puede definirse como “el proceso de regular
actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y
corrigiendo cualquier desviación significativa” (p.654).
Sin
embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: “El control
administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales
se ajusten a las actividades proyectadas” (p.610).
Mientras
que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control “Consiste en verificar
si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las órdenes impartidas y a
los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los
errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición”. (p.62).
Analizando
todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos
que son básicos o esenciales:
-En
primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las
actividades realizadas.
-En
segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar
posibles desviaciones de los resultados.
-En un
tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles
desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.
-Y en
último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las
actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones
necesarias.
En
conclusión podemos definir el control como la función que permite la
supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados
esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté
llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organización y dentro de los
límites de la estructura organizacional.
Importancia Del Control Dentro Del Proceso Administrativo
El
control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los
subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organización se
están llevando a cabo.
De
aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a
través de esta función que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo
planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y
corregir dichos errores.
Sin
embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a
posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en
parte, una labor de previsión. En este caso se puede estudiar el pasado para
determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados;
de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no
se cometan los errores del pasado.
Además
siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, esta
cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentación respecto a
desviaciones significativas contra el desempeño planeado. La retroalimentación
de información pertinente a partir de la función de control puede afectar el
proceso de planeación.
Tipos de
Control.
Atendiendo al momento de su aplicación, tenemos los siguientes
tipos de control organizacional:
Los controles preventivos, son el conjunto de mecanismos y procedimientos que se utilizan para analizar las operaciones que se ha proyectado realizar, antes de su autorización o antes de que este en marcha, con el propósito de determinar la veracidad y legalidad de dichas operaciones, y finalmente su conformidad con los planes, programas y presupuestos.
Los controles preventivos, son el conjunto de mecanismos y procedimientos que se utilizan para analizar las operaciones que se ha proyectado realizar, antes de su autorización o antes de que este en marcha, con el propósito de determinar la veracidad y legalidad de dichas operaciones, y finalmente su conformidad con los planes, programas y presupuestos.
Estos controles garantizan que antes de comenzar una acción se
haya hecho el presupuesto de los Recursos Humanos, materiales y financieros que
se necesitarán. Los presupuestos financieros, son el tipo más común de control
preventivo a la acción, porque la adquisición de empleados, equipos y suministros
requieren dinero. La programación es otro tipo importante de control
preventivo, pues estas actividades preliminares también requieren que se
invierta bastante tiempo.
El control preventivo es de responsabilidad exclusiva de
cada organización como parte integrante de sus propios sistemas de control
interno. Por tal razón, se dice que el control preventivo siempre es interno.
Ya que los administradores de cada empresa son responsables de asegurar que el
control preventivo esté integrado dentro de los sistemas administrativos y
financieros, y sea efectuado por el personal interno responsable de realizar
dicha labor.
Los controles concurrentes, son los que se realizan mientras se
desarrolla una actividad. La forma más conocida de este tipo de control es la
supervisión directa. Así, un supervisor observa las actividades de los
trabajadores, y puede corregir las situaciones problemáticas a medida que
aparezcan. En la actualidad, los sistemas computarizados pueden ser programados
para brindar al operador una respuesta inmediata si comete un error, o si se ha
procesado una información equivocada, los controles concurrentes del sistema
rechazarán la orden y le dirán donde se encuentra el error.
Los controles posteriores, son los que se llevan a cabo después
de la acción. De esta forma, se determinan las causas de cualquier desviación
del plan original, y los resultados se aplican a actividades futuras similares.
Por ejemplo, en las Auditorias Contables, estadística, contabilidad, etc.
Fuentes de control.
Según Don Hellriegel, las fuentes de control básicas son cuatro:
grupos interesados, la organización misma, los grupos y los individuos.
El control de los grupos interesados, se refiere a las presiones
externas que recibe la empresa para que modifique ciertas conductas. Ejemplos
de este tipo de fuentes son los sindicatos, organismos gubernamentales,
clientes, proveedores, accionistas y otros.
El control organizacional se refiere a las reglas y procedimientos
formales, ya sea preventivos o correctivos de desviaciones de los planes y el
cumplimiento de los objetivos deseados. Ejemplos de este tipo de controles
pueden citarse reglas, políticas, normas, presupuestos, auditorias y otros.
El control grupal se refiere a las reglas, normas, valores
que comparten los miembros de un grupo y mantienen mediante premios y castigos
Como por ejemplo, retirar voz y voto a un miembro del grupo, elegirlo
representante ante otros grupos, etc.
El autocontrol individual consiste en los mecanismos
orientadores que operan en un individuo o persona, ya sea en forma consciente o
inconscientemente. La llamada Ética Profesional constituye un punto de partida
muy importante para el autocontrol individual. Para ser un profesional exitoso
es necesario adquirir conocimientos detallados, habilidades específicas y
actitudes y formas de conducta básicas. No importa cual sea la profesión,
Contador Público, Abogado, Ingeniero, Administrador de Empresas, Doctor, etc.,
se espera que ejerzan el autocontrol individual en la realización de su labor,
basándose en normas éticas y morales de su respectiva profesión.
ADMINISTRACION
DE OPERACIONES
La
administración de operaciones es una función de la administración que ha ido
evolucionando con el tiempo.
La
producción es la creación de bienes y servicios. La administración de
operaciones son las actividades que se relacionan con la creación de bienes y
servicios a través de la transformación de insumos en salidas. Las actividades
que generan bienes y servicios tienen lugar en todas las organizaciones. En
empresas de manufactura, las actividades productivas que crean bienes son
fáciles de distinguir. En ellas, podemos ver la creación de un producto
tangible, como un televisor o un camión. Cuando hacemos referencia a tal
actividad, tendemos a utilizar el nombre de administración de la
producción.
En
otras organizaciones que no manufacturan productos físicos, la función de
producción puede ser menos fácil de distinguir. Puede estar “escondida” para el
público y aun para el cliente. Un ejemplo es la transformación que toma lugar
en un banco, oficina de aerolínea o universidad. El producto que se produce
puede tomar algunas formas inusuales, como marcas en papel que pueden ser
leídas por máquinas, ocupar un asiento vacío en un avión, o la educación. A
este tipo de compañías las llamamos organizaciones de servicio. La actividad
productiva que se lleva a cabo en estas organizaciones se le conoce como
operaciones o administración de operaciones.
Organización
para la creación de bienes y servicios.
Para
crear bienes y servicios, todas las organizaciones llevan a cabo tres
funciones. Estas funciones son los ingredientes necesarios no sólo para la
producción sino también para la supervivencia de una organización.
1. Mercadeo,
que genera la demanda o por lo menos toma la orden para un producto o servicio.
Nada sucede hasta que exista una venta.
2. Producción/operaciones,
que crea el producto.
3. Finanzas/contabilidad,
da seguimiento al avance de la organización, paga las cuentas y cobra el
dinero.
Las
universidades, iglesias, y los negocios, llevan a cabo estas funciones.
Un
análisis de cualquier institución organizada, desde un grupo voluntario como la
Cruz Roja, mostrará que se encuentra organizada para llevar a cabo estas tres
funciones básicas. Todas las organizaciones comercializan (venden), financian
(contabilizan) y producen (operan), y es importante saber cómo funciona el
segmento de administración de operaciones de las organizaciones. En segundo
lugar, deseamos conocer la forma en que los bienes y servicios son producidos.
En tercer lugar, se estudia administración de operaciones porque es una porción
costosa de una organización.
Todos
los buenos administradores llevan a cabo las funciones básicas del proceso
administrativo. El proceso administrativo consiste en planear, organizar,
asesorar, liderar y controlar. Los administradores de producción/operaciones
aplican este proceso administrativo a las decisiones que se llevan a cabo en la
función administración de operaciones.
