ORGANIZACIÓN: concepto, integración de personal, tipos de organización, administración del cambio

ORGANIZACION:

La organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sociológicas y sociales.

En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.

Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho incluso que es conveniente mantener cierto grado de impresión en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.

Este es un principio general, valido tanto en la administración de empresas como en cualquier institución.

Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasionan la impresión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve losobjetivos de la empresa.

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN

Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse de este medio que permite a una empresa alcanzar sus determinados objetivos.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

·         Es de carácter continuo (expresión, contracción, nuevos productos).

·         Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos.

·         Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzo.

·         Evita lentitud e ineficiencia.

·         Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al determinar las funciones y responsabilidades.

·         La estructura debe reflejar los objetivos y los planes de la empresa, la autoridad y su ambiente.

LA ORGANIZACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN SU ENFOQUE TRADICIONAL.

LA ORGANIZACIÓN LINEAL:

Y la estructura más simple y antigua, esta basada en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica medieval.

CARACTERÍSTICAS DE LA ORGANIZACIÓN LINEAL

·         Posee principios esenciales (tiene una jerarquización de la autoridad en la cual los superiores son obedecidos por sus respectivos subalternos) muy defendida por Fayol en su teoría clásica de la administración.

·         Tiene líneas formales de comunicación, únicamente se comunica con los órganos o cargos entre si a través de las líneas presentes del organigrama excepto los situados en la cima del mismo.

·         Centraliza las decisiones, une al órgano o cargo subordinado con su superior, y así sucesivamente hasta la cúpula de la organización.

VENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN LINEAL

·         Estructura sencilla y de fácil compresión

·         Delimitación nítida y clara de las responsabilidades de los órganos o cargos involucrados.

·         Facilidad de implementación.

·         Estabilidad considerable.

·         Es el tipo de organización mas indicado para pequeñas empresas.

DESVENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN LINEAL

·         La estabilidad y constancia de las relaciones formales pueden conducir ala rigidez y a la inflexibilidad de la organización lineal.

·         No se responde de manera adecuada a los cambios rápidos y constantes de la sociedad moderna.

·         Está basada en la dirección única y directa, puede volverse autoritaria.

·         Enfatiza en la función de la jefatura, de mando y la exagera, pues supone la existencia de jefes capaces de hacerlo y saberlo todo.

·         La unidad de mando hace del jefe un generalista que no puede especializarse en nada.

·         A medida que la empresa crece, la organización lineal condice inevitablemente a la congestión, en especial en los niveles altos de la organización.

CAMPO DE APLICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN LINEAL

·         Cuando la organización es pequeña y no requiere de objetivos especialistas en tareas altamente técnicas.

·         Cuando la organización está comenzando su desarrollo.

·         Cuando las tareas llevadas a cabo por la organización están estandarizadas, son rutinarias y tiene pocas modificaciones.

·         Cuando las organizaciones tiene vida propia y la rapidez en la ejecución del trabajo se hace mas importante que la capacidad del mismo.

·         Cuando la organización juzga más interesante invertir en consultaría externa u obtener servicios externos, que establecer órganos internos de asesoría.

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

Es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones para cada tarea.

CARACTERÍSTICAS DE LA ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

·         Autoridad funcional o dividida: es una autoridad sustentada en el conocimiento. Ningún superior tiene autoridad total sobres los subordinados, sino autoridad parcial y relativa.

·         Línea directa de comunicación: directa y sin intermediarios, busca la mayor rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles.

·         Descentralización de las decisiones: las decisiones se delegan a los órganos o cargos especializados.

·         Énfasis en la especialización: especialización de todos los órganos a cargo.

VENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

·         Máxima especialización.

·         Mejor soporte técnico.

·         Comunicación directa más rápida.

·         Cada órgano realiza únicamente sus actividades específicas.

DESVENTAJAS DE LA ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

·         Perdida de la autoridad de mando.

·         Tendencia ala competencia entre los especialistas.

·         Tendencia a la tensión y los conflictos en la organización.

·         Confusión en cuanto a los objetivos.

CAMPO DE APLICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN LINEAL

·         Cuando la organización por ser pequeña, tiene un equipo de especialista bien compenetrado, que reporta ante un dirigente eficaz y está orientado hacia los objetivos comunes bien establecidos y definidos.

·         Cuando en determinadas circunstancias, y solo entonces, la organización delga durante un periodo determinado autoridad funcional a algún órgano especializado.

ORGANIZACIÓN INFORMAL

Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.

La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.

ORGANIZACIÓN FORMAL

Es la organización basada en una división del trabajo racional, con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso de decisión. Es la organización planeada; la que está en el papel.

Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de puestos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.

En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

ORGANIZACIÓN DE TIPO LÍNEA-STAFF

Es el resultado de la combinación de la organización lineal y la funcional para tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas formando la llamada organización jerárquica-consultiva.

Criterios Para Diferenciar Línea Y Staff

Generalmente todos los órganos de línea están orientados hacia el exterior de la organización donde se sitúan sus objetivos, mientras que los órganos de Staff están orientados hacia dentro para asesorar a los demás órganos, sean de línea o de Staff.

Tipos de autoridad: el área de línea tiene autoridad para ejecutar y decidir los asuntos principales de la organización. El área de staff no necesita esa autoridad, ya que ésta es ejercida sobre ideas o planes. Su actividad consiste en pensar, planear, sugerir, recomendar, asesorar y prestar servicios especializados.

El hombre de la línea necesita el staff para desarrollar sus actividades, mientras que el hombre del staff necesita la línea para aplicar sus ideas y planes.

Las principales funciones del staff son:

Servicios
Consultoría
Monitoreo
Planeación y control

Ventajas de la organización línea-staff

·         Asegura asesoría especializada e innovadora, y mantiene el principio de la autoridad única.

·         Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff.

Desventajas de la organización línea- staff.

La organización línea-staff presenta algunas desventajas y limitaciones que no afectan las ventajas que ofrece.

·         El asesor de staff es generalmente un técnico con preparación profesional, mientras que el nombre de línea se forma en la práctica.

·         El asesor generalmente tiene mejor formación académica, pero menor experiencia.

·         El personal de línea puede sentir que los asesores quieren quitarle cada vez mayores porciones de autoridad para aumentar su prestigio y posición.

CAMPO DE APLICACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN LÍNEA-STAFF

La organización línea-staff ha sido la forma de organización más ampliamente aplicada y utilizada en todo el mundo hasta el momento.

En primer lugar, los niveles son costosos. A medida que aumentan, se destinan cada vez más esfuerzo y dinero a la administración debido a los gerentes adicionales, el staff que los asesora y la necesidad de coordinar las actividades departamentales, más los costos de las instalaciones para ese personal. En segundo lugar, los niveles departamentales complican la comunicación. Una empresa con muchos niveles tiene mayores dificultades para comunicar. Objetivos, planes y políticas en sentido descendente por la estructura organizacional que aquella en que el gerente general se comunica directamente con sus empleados.